ELM – E-Mails umfassend schützen und verwalten
Unter E-Mail Lifecycle Management (ELM) versteht man Strategien und Methoden, um E-Mails von der Entstehung bis zur Entsorgung in Übereinstimmung mit den unternehmensspezifischen Geschäftsprozessen und gesetzlichen Vorschriften zu verarbeiten, abzuspeichern und zu verwalten.
E-Mail Lifecycle Management gewährleistet effektive Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen.
Bei ELM geht es nicht nur darum, den kompletten "Lebensweg" eines Dokuments von seiner Erstellung bis zum endgültigen Löschen zu verwalten, sondern auch um Risiken wie Viren, Spam oder dem versehentlichen Versenden oder Löschen kritischer Daten. E-Mail als "Dokument" bedeutet in diesem Zusammenhang außerdem, die E-Mail nicht ungesehen zu archivieren, sondern erst nach eingehender Prüfung und Klassifizierung. Darüber hinaus betrifft der Einsatz von E-Mail abteilungsübergreifend alle Anwender. Der Umgang mit E-Mail bedarf daher einer effektiven Strategie.
E-Mail Lifecycle Management ist die richtige Lösung, um
- Virenschutz auch bei verschlüsselten E-Mails sicherzustellen,
- E-Mails mit sensiblem Inhalt automatisch zu verschlüsseln,
- SPAM-Mails zu filtern ohne geschäftsrelevante E-Mails auszusondern,
- inhaltsabhängige E-Mail-Geschäftsprozesse zu automatisieren,
- interne und gesetzliche Vorgaben beim Umgang mit E-Mails einzuhalten und
- E-Mails revisionssicher zu archivieren
Bislang sind E-Mail-Geschäftsprozesse häufig ineffizient und intransparent, da auf die Mailbox der Anwender ausgerichtet. Dadurch ist die E-Mail-Kommunikation nicht in andere Geschäftsprozesse integrierbar. Wertvolle Informationen, die für weitere Geschäftsprozesse wie CRM, ERP, Compliance oder Archivierung benötigt werden, sind dann nicht verfügbar. Die Lösung ist eine server- und regelbasierte E-Mail-Plattform wie die iQ.Suite, die sich in andere Unternehmensanwendungen einbinden lässt.
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