Datensschutzhinweise Teilnehmer Anwendertagung der Energie- und Wasserwirtschaft

Liebe Teilnehmerin/lieber Teilnehmer,

in Erfüllung unserer Verpflichtungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie nachfolgend über die von uns durchgeführten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich ist

Schleupen AG
Otto-Hahn-Straße 20
76275 Ettlingen, Deutschland

Telefon: +49 (0) 7243 321-0
E-Mail: infomail@schleupenweb.de
Webseite: www.schleupen.de         

Unser Datenschutzbeauftragter ist

CL Compliance und Datenschutz GmbH & Co. KG
Douglasstrasse 11-15
76133 Karlsruhe

Telefon: +49 (0) 721 – 91250-88
Fax:        +49 (0) 721 – 91250-22
E-Mail:    kontaktmail@compliance-datenschutzweb.de

 

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Art der Daten und Zweck der Verarbeitung (a), auf welchen Rechtsgrundlagen (b) und für welche Dauer (c)?

a.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, die wir im Rahmen Ihre Anmeldung zu unserer Anwendertagung von Ihnen erhalten und wir für die Organisation und Durchführung Ihrer Teilnahme benötigen. Dazu gehören:

  • Anrede, Vorname, Nachname
  • Unternehmen, Abteilung
  • Workshops, zu denen Sie sich angemeldet haben
  • Teilnahmedauer (1 oder 2 Übernachtungen)
  • Fotos und Filmaufnahmen (nur mit gesonderter Einwilligung)

Bei Online-Anmeldung: Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie Ihre IP-Andresse

b.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO für die angemessene Bearbeitung Ihre Anmeldung und die Erfüllung von Verpflichtungen hieraus.

Die Erhebung der Daten erfolgt dabei,

  • um Sie als Teilnehmer unserer Anwendertagung identifizieren zu können
  • zur Korrespondenz mit Ihnen im Rahmen Ihrer Teilnahme
  • zur Rechnungsstellung
  • zur Hotelbuchung
  • zur internen Workshopplanung/-belegung

nur mit Ihrer jeweiligen gesonderten und vorherigen Einwilligung:

  • Verwendung Ihres Namens, Vornamens, Unternehmens und Ihrer Abteilung zur Aufnahme in eine Teilnehmerliste für alle Teilnehmer zur Ermöglichung/Erleichterung eines Networkings/Erfahrungsaustauschs mit Kollegen aus anderen Stadtwerken bzw. lokalen Versorgungsunternehmen.
  • Verwendung von Fotos und Filmaufnahmen zu Werbezwecken für diese Veranstaltung.  

Die Erhebung des Anmelde- und Bestätigungszeitpunktes, sowie Ihrer IP-Adresse erfolgt zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung, den Anmeldevorgang nachzuweisen.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung (auch) auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 a) DSGVO gegeben. Ergänzend kann eine Datenverarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1  Satz 1 f) DSGVO gestützt werden, sofern die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten erforderlich ist sowie zusätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO für den Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt, sowie Ihre IP-Adresse.

c.
Die zugehörigen Unterlagen bewahren wir solange auf, wie wir hierzu aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Strafgesetzbuch (StGB), verpflichtet sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre. Ergänzend dazu bewahren wir Unterlagen aus dem Geschäftsverhältnis auf, solange wir diese  zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Ferner halten wir Unterlagen bis zum Ende der gesetzlichen Verjährungsvorschriften vor. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres beträgt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen erlangt hat.

Die vorgenannten Fristen gelten nicht, wenn Sie in eine längere Speicherdauer eingewilligt haben. Ihre erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

 

3. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte externe Auftragsverarbeiter, Dienstleister, sonstige Erfüllungsgehilfen oder von uns für Sie beauftragte Dritte (z.B. Hotel) können zu diesen Zwecken Daten erhalten, soweit dies hierfür erforderlich ist. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Personenbezogene Daten über unsere Teilnehmer geben wir im Übrigen grundsätzlich nicht weiter, es sei denn, dass gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben.
 

4. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Ihre Daten werden nicht außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet.

 

5. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

 

6. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, haben Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, diese jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die allein auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt.