Datenschutzhinweise Teilnehmer Anwendertagung der Energie- und Wasserwirtschaft

Liebe Teilnehmerin/lieber Teilnehmer,

in Erfüllung unserer Verpflichtungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie nachfolgend über die von uns durchgeführten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich ist

Schleupen AG
Otto-Hahn-Straße 20
76275 Ettlingen, Deutschland

Telefon: +49 (0) 7243 321-0
E-Mail: infomail@schleupenweb.de
Webseite: www.schleupen.de         

Unser Datenschutzbeauftragter ist

CL Compliance und Datenschutz GmbH & Co. KG
Douglasstrasse 11-15
76133 Karlsruhe

Telefon: +49 (0) 721 – 91250-88
Fax:        +49 (0) 721 – 91250-22
E-Mail:    kontaktmail@compliance-datenschutzweb.de

 

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Art der Daten und Zweck der Verarbeitung (a), auf welchen Rechtsgrundlagen (b) und für welche Dauer (c)?

a.

aa) im Rahmen der Anmeldung und Durchführung der Anwendertagung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, die wir im Rahmen Ihre Anmeldung zu unserer Anwendertagung von Ihnen erhalten und wir für die Organisation und Durchführung Ihrer Teilnahme benötigen. Dazu gehören:

  • Anrede, Vorname, Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie Ihre IP-Adresse
  • Unternehmen
  • Workshops, zu denen Sie sich angemeldet haben
  • Fotos und Filmaufnahmen (nur mit gesonderter Einwilligung)

bb) im Rahmen Ihrer Teilnahme per Videokonferenz

Wir nutzen die Tools „GoToWebinar“ und „GoToMeeting“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Seminar durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Diese Tools sind ein Service der LogMeIn, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Die für die Übertragung verwendeten Server stehen jedoch in Europa.

Soweit Sie die Internetseite von „GoToWebinar“ oder “GoToMeeting“ aufrufen, ist der Anbieter von „GoToWebinar“ oder „GoToMeeting“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „GoToWebinar“ oder „GoToMeeting“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „GoToWebinar“ oder „GoToMeeting“ herunterzuladen. Sie können „GoToWebinar“ oder „GoToMeeting“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „GoToWebinar“ oder „GoToMeeting“ - App eingeben.

Wenn Sie die „GoToWebinar“ oder „GoToMeeting“ - App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „GoToWebinar“ finden. Bei der Nutzung von „GoToWebinar“ oder „GoToMeeting“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Unternehmen, , E-Mail-Adresse,
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten von dem Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Eine Aufzeichnung der Videokonferenzen findet nicht statt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Im Falle von Web-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Web-Seminaren auch die gestellten Fragen von Web-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

b.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO für die angemessene Bearbeitung Ihre Anmeldung und die Erfüllung von Verpflichtungen hieraus.

Die Erhebung der Daten erfolgt dabei,

  • um Sie als Teilnehmer unserer Anwendertagung identifizieren zu können
  • zur Korrespondenz mit Ihnen im Rahmen Ihrer Teilnahme
  • zur internen Workshopplanung/-belegung

nur mit Ihrer jeweiligen gesonderten und vorherigen Einwilligung:

  • Verwendung Ihres Namens, Vornamens, Unternehmens und Ihrer Abteilung zur Ermöglichung/Erleichterung eines Networkings/Erfahrungsaustauschs mit Kollegen aus anderen Stadtwerken bzw. lokalen Versorgungsunternehmen.
  • Verwendung von Fotos und Filmaufnahmen zu Werbezwecken für diese Veranstaltung.  

Die Erhebung des Anmelde- und Bestätigungszeitpunktes, sowie Ihrer IP-Adresse erfolgt zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung, den Anmeldevorgang nachzuweisen.

Soweit Sie uns eine Einwilligung oder einem Dritten zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung (auch) auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 a) DSGVO gegeben. Ergänzend kann eine Datenverarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1  Satz 1 f) DSGVO gestützt werden, sofern die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten erforderlich ist sowie zusätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO für den Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt, sowie Ihre IP-Adresse.

Sofern Sie bei uns Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sind, ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung § 26 Abs. 1 und Abs. 3 BDSG-neu iVm. Art. 88 DSGVO. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG-neu iVm. Art. 88 DSGVO gegeben. Sofern Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge) gelten, können auch diese gem. § 26 Abs.4 BDSG-neu Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sein. Ergänzend kann sich eine Datenverarbeitung auch auf Art. 6 Abs.1 f DSGVO stützen, soweit wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter verarbeiten, wie zum Beispiel Ihre geschäftlichen Kontaktdaten für ein gruppenweites internes Adressverzeichnis.

c.
Die zugehörigen Unterlagen und Daten bewahren wir solange auf, wie wir hierzu aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Strafgesetzbuch (StGB), verpflichtet sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre. Ergänzend dazu bewahren wir Unterlagen aus dem Geschäftsverhältnis auf, solange wir diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Ferner halten wir Unterlagen bis zum Ende der gesetzlichen Verjährungsvorschriften vor. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres beträgt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen erlangt hat.

Die vorgenannten Fristen gelten nicht, wenn Sie in eine längere Speicherdauer eingewilligt haben. Ihre erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

 

3. Zusammenarbeit mit Congreet GmbH

Im Rahmen der Durchführung unserer Anwendertagung haben wir die Firma congreet GmbH, easy networking, Alpenrosenstr. 15, 82377 Penzberg mit einer fremden Fachdienstleistung für unserer Teilnehmer beauftragt. Die congreet GmbH stellt den Teilnehmern im Rahmen unserer Veranstaltung die Nutzung einer Event Networking Software zur Verfügung.

Als Teilnehmer steht es Ihnen frei diese Software der congreet GmbH zu nutzen. Erforderlich ist dies jedoch nicht.

Für die Nutzung dieser Dienste erhebt, speichert und verarbeitet die congreet GmbH personenbezogene Daten der Teilnehmer gemäß deren Nutzungsbedingungen, und ist alleine für den rechtmäßigen Umgang mit diesen verantwortlich.

Im Rahmen dieser Nutzung durch Sie als Teilnehmer des Events „Anwendertagung für Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft“ der Schleupen AG übermittelt die congreet GmbH die Daten im Rahmen deren Nutzungsbedingungen ausschließlich an die Schleupen AG. Mit der Registrierung auf der Plattform der congreet GmbH geben Sie eine Einwilligung in die vorbeschriebene Datenverarbeitung ab. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a., Art. 7 DSGVO.

Auch im Fall von Auskunftsanfragen und der Geltendmachung von Betroffenenrechten, weisen wir darauf hin, dass diese am effektivsten bei der congreet GmbH geltend gemacht werden können. Die congreet GmbH hat jeweils Zugriff auf die dort verarbeiteten Daten und kann direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen und Auskünfte geben. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, dann können Sie sich an uns wenden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzrichtlinien der congreet GmbH unter https://www.congreet.com/de/datenschutz/.

 

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte externe Auftragsverarbeiter, Dienstleister, sonstige Erfüllungsgehilfen oder von uns für Sie beauftragte Dritte (z.B. LogMeIn, Congreet) können zu diesen Zwecken Daten erhalten, soweit dies hierfür erforderlich ist. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Personenbezogene Daten über unsere Teilnehmer geben wir im Übrigen grundsätzlich nicht weiter, es sei denn, dass gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben.
 

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Ihre Daten werden nicht außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet.
 

6. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

7. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, haben Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, diese jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die allein auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt.