Schleupen ist bereit für die eRechnung

Fristgerecht die gesetzlichen Anforderungen erfüllen

Eins ist sicher: Die eRechnung kommt. Spätestens zum 27.11.2020 läuft die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber ausschließlich elektronisch ab. Ebenfalls sicher ist: die eRechnung ist nicht einfach ein PDF, sondern wird in einem strukturierten Format erstellt. Sie ist revisionssicher, maschinenlesbar und muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 entsprechen.

Das hat selbstverständlich Konsequenzen für die IT-Infrastruktur öffentlicher Unternehmen. Denn eine elektronische Rechnung in einem der neuen Formate muss nicht nur erstellt werden, sondern sie muss auch empfangen und verarbeitet werden können. Da es gesetzliche Fristen gibt, ist es durchaus sinnvoll, sich rechtzeitig mit der Integration elektronischer Rechnungsformate in die eigene IT-Landschaft zu beschäftigen. Schleupen.CS ist heute schon für den Versand elektronischer Rechnungen vorbereitet und wird auch ihren Empfang und ihre Verarbeitung fristgerecht umsetzen.

eRechnung steht für „elektronische Rechnung“ und ist ein Überbegriff für die unterschiedlichen Formate, Ausführungen und Verarbeitungen von elektronischen Rechnungen. Dazu gehören die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Die rechtliche Grundlage ist die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017. Sie beruht wiederum auf der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rats über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

XRechnung – heute schon bereit für die Anforderungen der eRechnung

Wer nach dem Stichtag 27.11.2020 Rechnungen an Behörden stellen will, muss das nicht nur auf elektronischem Wege tun, sondern auch die EN 16391 erfüllen, beispielsweise mit der XRechnung. XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt wird, die an die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland gesendet werden.

Der Standard XRechnung ist öffentlich zur Benutzung freigegeben. XRechnung ist vom IT-Planungsrat in der Version 1.0 in der 23. Sitzung beschlossen worden. Mit dem Beschluss hat der IT-Planungsrat festgestellt, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 konkretisiert. Er hat den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2017 in Deutschland beschlossen.

Schleupen.CS ist heute schon in der Lage, das Format XRechnung zu erstellen.

Schleupen.CS.BI.XRechnung erzeugt statt eines layouteten Rechnungsdrucks rein XML basierte Ausgangsrechnungen – so einfach, als würde man drucken.

Eingehende eRechnungen bearbeiten mit Schleupen.CS

Das neue E-Rechnungsgesetz gilt nicht nur für die klassischen Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, sondern auch Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber müssen eRechnungen empfangen können. (§11 Art. 2 ERechV) Dazu gehören beispielsweise Versorgungsunternehmen. Deshalb wird Schleupen.CS den Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft fristgerecht eine Lösung für eingehende eRechnungen anbieten. Da nicht festgelegt werden kann, ob externe Rechnungssteller das Format XRechnung oder ZUGFeRD nutzen, wird die Lösung beide Formate empfangen und über den Rechnungseingangsworkflow bearbeiten können – von der Prüfung über die Freigabe bis hin zur Kontierung und Buchung.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Mit der Einführung der eRechnung ändert sich IT-seitig eine ganze Menge. Aber Schleupen.CS wird durch einen hohen Automatisierungsgrad die Bearbeitung ausgehender und eingehender eRechnungen sogar noch effizienter machen, als es mit Papierrechnungen möglich war.

Portalanbindung – viele offene Fragen

Zu gegebener Zeit wird auch die Frage nach der Anbindung an Rechnungsportale gelöst werden. Bis es so weit ist, muss aber die Herausbildung von Standards oder jedenfalls verlässlichen Lösungen abgewartet werden. Zurzeit herrscht hier noch große Unklarheit. Während Länder wie Bayern beispielsweise ein eigenes Portal anstreben, wollen sich Länder wie Nordrheinwestfalen und das Saarland lieber dem Bundesportal anschließen.